Team Assistant/Office Manager (m/w/d)

Ayming ist eine international führende Unternehmensberatung mit rund 1.600 Mitarbeitenden in 14 Ländern. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Performance nachhaltig zu verbessern – insbesondere in den Bereichen Innovation, Forschung & Entwicklung sowie Finanzierung.

Zu unseren Kunden zählen internationale Konzerne ebenso wie erfolgreiche mittelständische Unternehmen und wachstumsstarke Start-ups.

Deine Aufgabe:

Als Team Assistant (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück unseres Büros und sorgst mit deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsalltags.

Dein Arbeitsalltag:

• Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und unterstützt unsere Teams in den Bereichen HR, Finance und IT bei organisatorischen und administrativen Themen.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt diese teilweise als Personal Assistant, z. B. bei der Termin- und Reiseplanung sowie weiteren administrativen Aufgaben.
• Du verantwortest den Empfangs- und Backoffice-Bereich und koordinierst E-Mails, Post, Telefonzentrale sowie den allgemeinen Büroalltag.
• Du organisierst das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender und arbeitest dabei eng mit HR und IT zusammen. Außerdem koordinierst du die Beschaffung und Bereitstellung von Hardware sowie die Bearbeitung technischer Anfragen.
• Du koordinierst die Verwaltung von Besprechungsräumen, Schlüsseln und unserem Fuhrpark und bist Ansprechpartner für unsere Hausverwaltung sowie externe Dienstleister.
• Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Teamevents, internen Meetings und weiteren Unternehmensveranstaltungen.
• Du bringst dich in bereichsübergreifende Projekte ein und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Das bringst du mit:

• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent mit proaktiver und serviceorientierter Arbeitsweise, hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Teamgeist, Flexibilität und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint
• Du bist pragmatisch, besitzt Eigeninitiative und eine Hands-on-Mentalität

Idealerweise, aber kein Muss:

• Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen Berufsausbildung im Büromanagement oder eine gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im oben genannten Bereich

HR Politik:

• Entfalte dein Potenzial mit unserer Ayming Academy und Ayming Digital Academy!
• Entwickle deine Karriere mit unseren individuellen Support-Programmen, My Professional Journey oder MoveWithUS
• Arbeite so, wie du es möchtest: Genieße Flexibilität, inspirierende und freundliche Räume, mit Remote-Tagen
• Connecte dich und feiere das ganze Jahr über bei Veranstaltungen und Treffen (Webinare, „Coffee With“ etc.)
• Du identifizierst dich mit unseren Unternehmenswerten: ‚Team-Spirit, Creative, Pragmatic, Open-Mind, Passion, Integrity‘