Legal Assistant (US Experience)

We are seeking an organized, tech-savvy, and proactive Legal Assistant to support our growing legal team. In this role, you will be the operational engine of our practice, handling critical administrative, clerical, and client-facing tasks from a virtual environment. The ideal candidate has a proven track record of managing fast-paced digital workflows, handling remote collaboration tools with ease, and keeping case files meticulously organized. 

Key Responsibilities 

• Maintain, organize, and update digital client files within our cloud-based case management software. 

• Manage attorney calendars, schedule depositions, client meetings, and mediations, and track strict court deadlines. 

• Act as a primary point of contact via phone and email; conduct initial client screenings, collect basic intake information, and route inquiries appropriately. 

• Order, track, and follow up on essential case records (medical records, billing statements, police reports, and insurance details). 

• Handle e-filing with courts, draft standard administrative correspondence, manage digital mail, and assist with basic invoice or billing entry. 

Requirements

• Advanced English proficiency (C1 or higher). 

• Availability to work on site in Medellin. 

• Minimum of 1–2 years of experience in an administrative/legal role. 

• High proficiency with cloud-based collaboration tools (e.g., Zoom, Slack, Microsoft Teams, SharePoint, or Google Workspace) and digital phone systems. 

• Hands-on experience with legal case management software (e.g., Clio, Filevine, Smokeball, or similar platforms). 

• Exceptional written and verbal communication skills with a professional, empathetic phone demeanor. 

• Laser-sharp attention to detail and the ability to prioritize tasks independently without direct daily supervision. 

Preferred Qualifications  

• Prior experience working in a Personal Injury law firm (plaintiff or defense). 

• Understanding of the medical records collection process, medical terminology, and requesting balances/liens. 

• Experience communicating with auto insurance adjusters to open claims, check coverage limits, or request property damage updates. 

Benefits

• Full-time Colombian employment contract. 

• Colombian public holidays. 

• Vision care allowance. 

• Prepaid medical coverage through SURA. 

• Longevity bonuses. 

• And much more!