Docket Specialist

Job Description

Docket Specialist

Position Type: 

Full Time

Non-exempt

Hybrid Flexible (work in the office for 1 - 3 days, as needed, on a flexible schedule.)

Must be within commutable distance to the office

Location: LA/SF

Residency Requirements: 

Los Angeles and San Francisco Offices: For all positions based in the Los Angeles and San Francisco offices, residency within the state of California and within a reasonable commutable distance to the assigned office is required depending on the firm's discretion and the nature of the role.

Salary Range: $43.00/HR - $49.00/HR ($89,440.00 to $101,920.00 annually)

*The salary range is the one that Munger, Tolles & Olson LLP reasonably expects to pay for this position. The salary range does not guarantee, obligate, nor set expectations of an applicant’s wage in the event of hire. The posted range is only one component of Munger, Tolles & Olson LLP’s Total Rewards package.

JOB SUMMARY:

The Docket Specialist supports the Court Services Department by providing comprehensive litigation calendaring services in accordance with the firm’s calendaring procedures and processes. This role is responsible for researching and calculating court-related deadlines to ensure compliance with applicable rules of procedure, including local court rules and state and federal civil procedures. The Docket Specialist enters deadlines into the firm’s calendaring management system, CompuLaw, and prepares deadline reports from MyView or CompuLaw upon request. Additional responsibilities include assisting with the setup and maintenance of accounts for electronic filing and service platforms such as PACER, Case Anywhere, File & ServeXpress, and other court-approved systems. The position also involves supporting court services-related projects and acting as a liaison between attorneys and the courts. The Docket Specialist answers questions from attorneys and staff regarding calendaring procedures and court rules to ensure accuracy and compliance.

JOB FUNCTIONS 

• Provide litigation docket support to all MTO offices.
• Log and process all calendar requests as assigned using docketing software, CompuLaw Vision and Dynamics.
• Calendar all State, Federal and Agency court deadlines.
• Provide weekly and customized calendar reports.
• Create and update deadlines and trial calendars for new and existing client/matters.
• Respond to and work with case teams to ensure docket entries are accurate and meet their practice needs.
• If needed, conduct weekly calendar meetings with attorneys or paralegals to review upcoming calendar.
• Respond to and work with Case Teams to ensure docket entries are accurate and meet their practice needs.
• Follow departmental best practice procedures and assist with implementing solutions to mitigate future issues when applicable.
• Research court rules when needed using applicable tools: Court website, Smart Rules, WestLaw, Rutter’s Guide.
• Assist in the investigation of docket/calendaring concerns and respond to inquiries regarding work product.
• Adhere to other duties as assigned.

COMPETENCIES

Communicates effectively: Developing and delivering multi-mode communications that convey a clear understanding of the unique needs of different audiences.

Being resilient: Rebounding from setbacks and adversity when facing difficult situations.

Collaborates: Building partnerships and working collaboratively with others to meet shared objectives.

Instills trust: Gaining the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.

Customer focus: Building strong customer relationships and delivering customer-centric solutions.

Drives results: Consistently achieving results, even under tough circumstances.

Situational adaptability: Adapting approach and demeanor in real time to match the shifting demands of different situations.

MINIMUM JOB QUALIFICATIONS

Minimum of 5+ years of litigation docketing experience using CompuLaw or calendaring system. Knowledge and ability to research of multi-state rules of civil procedure, federal rules of procedure, local rules, judges rules and agency rules. Know how to research court websites for both State and Federal courts. Use Online filing platforms (CM/ECF and other third party vendors). Bachelor’s Degree or minimum of 5 years Law Firm work experience required. Computer proficient with familiarity of various database systems including, Outlook, Internet Explorer and MS Word, preferred. Must be detail-oriented and have the ability to budget time efficiently while handling multiple tasks. Must demonstrate accuracy when calculating deadlines and entering due dates and the ability to research rules when needed. Must possess excellent verbal and written communication skills and the ability to interact professionally with personnel in a responsible and respectful manner. Ability to interpret and analyze information. Must be a self-starter; able to work in a fast-paced environment; and exercise independent judgment in performing all aspects of the assignments. Must be flexible with time and ability to do overtime when needed or requested.

PHYSICAL DEMANDS

Writing, typing, reading, speaking, hearing, seeing, sitting, bending, reaching, lifting up to 25 lbs

WORKING CONDITIONS

Quiet office environment in a high-rise building, seated the majority of the time

DIRECT REPORTS

None

The Docket Specialist role is an amazing opportunity available on our team of professionals at Munger, Tolles & Olson, LLP! We offer competitive pay, benefits and an opportunity to make an impact in today’s world.

-------------

About Munger, Tolles & Olson

Munger, Tolles & Olson has topped The American Lawyer’s A-List a record eleven times, and maintains the highest average A-List ranking in the history of the award.

We strive to hire only the most qualified and creative lawyers. We believe that clerkships provide valuable experience. In this regard, nearly 75% of our lawyers and over 80% of our litigators served as law clerks to federal or state judges and sixteen attorneys were clerks to U.S. Supreme Court Justices. We recruit and retain the best professional talent to support our Attorneys with a focus on service and excellence. We have a full spectrum of functional positions including Information Technology, Information Security, Accounting, Human Resources, Legal Support, and Marketing.

-------------

MTO is an equal opportunity employer and does not discriminate in employment on the basis of race, including but not limited to hair texture and protective hairstyles (for example, braids, locks, and twists), color, ethnicity, religion, gender, gender identity or expression, pregnancy, childbirth, breastfeeding and medical conditions related to pregnancy, childbirth and breastfeeding, marital or domestic partner status, parental or family care status, national origin, ancestry, age, sexual orientation, disability or medical condition, genetic characteristic, political affiliation, military or veteran status, or any other characteristic protected by federal, state or local law. It is the policy of Munger, Tolles & Olson LLP to prohibit discrimination, unlawful harassment (including sexual harassment), and retaliation. This commitment prohibits such conduct by any individual involved in MTO’s operations and by anyone doing business with or on behalf of Munger, Tolles & Olson LLP.

------------

We are a talent-first Firm and are always looking for great people. We encourage you to apply even if the level of this position is not an exact match to your qualifications. This may not guarantee your placement into the opening; however, it is always worth exploring if there is an opportunity for the future. 

-------------

Munger, Tolles & Olson LLP (MTO) does not accept unsolicited resumes from 3rd parties or agencies. Any unsolicited resumes and profiles received from 3rd parties or agencies will be considered property of MTO and no fees will be due or paid. If you wish to become an approved Agency with MTO, please contact a member of the MTO Talent Acquisition Team.