CDD 6 mois Assistant(e) de Direction Global Regulatory Affairs

Title:

CDD 6 mois Assistant(e) de Direction Global Regulatory Affairs

Company:

Ipsen Innovation (SAS)

 

About Ipsen:

Ipsen is a mid-sized global biopharmaceutical company with a focus on transformative medicines in three therapeutic areas: Oncology, Rare Disease and Neuroscience. Supported by nearly 100 years of development experience, with global hubs in the U.S., France and the U.K, we tackle areas of high unmet medical need through research and innovation.

 Our passionate teams in more than 40 countries are focused on what matters and endeavor every day to bring medicines to patients in 88 countries. We build a workplace that champions human-centric leadership and fosters a culture of collaboration, excellence and impact. At Ipsen, every individual is empowered to be their true selves, grow and thrive alongside the company’s success. Join us on our journey towards sustainable growth, creating real impact on patients and society!

For more information, visit us at https://www.ipsen.com/ and follow our latest news on LinkedIn and Instagram.

Job Description:

Missions :

Support Administratif de l’équipe et du SVP (quand nécessaire)

• Répondre aux demandes d’informations des collaborateurs (mails, Teams, etc..) et les orienter
• Préparation de présentations : collecter les informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
• Traitement des envois UPS (international), sollicitation de coursiers (région parisienne). Veiller à la bonne livraison
• Mise à jour et suivi de tableaux et/ou fichiers pour le département
• Coordonner les démarches pour l’arrivée/départ de collaborateurs (internes/externe, tous sites confondus) avec les départements impliqués (ordinateur, téléphonie, accès IT, badges, RH, formations…)
• Mise à jour des fichiers en lien avec les mouvements du département (sous Excel, accès aux équipe Teams…)
• Mise à jour régulière de l’organigramme du département (sous Visio)
• Saisie et suivi des notes de frais du SVP
• Gestion rigoureuse des voyages du SVP en respectant la politique voyage du Groupe (réservation du trajet, des hôtels et modifications si nécessaire, demandes de visas ou autres procédures d’entrée sur les territoires étrangers, création de plan de voyage…)

Evènements

• Aide à la coordination du déménagement de l’équipe GRA de Boulogne/Les Ulis vers le site de Paris
• Fournir un support logistique pour les petits et grands évènements de département (5 à 120 personnes) dans un environnement international : coordination des évènements, incluant la commande de services de restauration, la gestion des listes de chambres, le suivi des réunions, la préparation des badges, la réponse aux demandes de documents pour l’obtention de visas, ainsi que la commande et la gestion des goodies

FINANCE, GESTION DU BUDGET, CONTRATS DE PRESTATIONS DE SERVICE ET CONTRATS EXTERNES (activités ponctuelles et en support à l’assistante Finances)

• Gérer les contrats en lien avec les managers responsables : suivi de la vie du contrat et de la facturation pour de département (Ariba)
• Formuler des demandes d’achats, assurer le traitement des commandes d’achat et des factures en veillant à respecter le budget
• Assurer la livraison dans K2/SAP avant chaque fin de mois selon le calendrier de la Finance
• Suivi de la facturation : vérification des factures, veiller au règlement de celles-ci dans les délais, suivi du travail réalisé (prestations effectuées).
• Se charger de l’ensemble des aspects financiers du Département

Profil recherché :

Connaissances & Expériences :

• 5 à 7 ans en tant qu’Assistant (e) d’un Directeur/d’une équipe avec des bases de comptabilité/finance
• Maîtrise du pack office Microsoft (word, excel, powerpoint…)
• Outils : Sharepoint, Visio, Excel -TCD, Concur, Ariba, SAP
• Sens de l’analyse, gestion des priorités et rapidité d’exécution
• Proactivité et fiabilité
• Rigueur

Formation / Diplômes (souhaitées) :

•  Bac + 2/3 Assistante de Direction / SAM Ou GPME

Langue(s) (indispensables) :

•  Maitrise de l’anglais écrit & parlé

Poste à pourvoir en CDD (6 mois) et basé à Boulogne Billancours puis Paris 15e (3 jours de présence par semaine et sur site sont requis)

Dans le cadre de ses recrutements IPSEN s’engage au respect de l’égalité de traitement des candidats, indépendamment du sexe, de l’âge, de l'orientation sexuelle, de l'origine ethnique, de la couleur de la peau, de la nationalité, du handicap ou de l'appartenance à un syndicat.