VAI TRÒ CÔNG VIỆC JOB ROLE

Là nhân sự thuộc Bộ phận Chuyên môn, vị trí này chịu trách nhiệm quản lý việc vận hành và triển khai các chương trình AI/STEM tại các trường đối tác. Các nhiệm vụ chính bao gồm sắp xếp lịch giảng dạy của giáo viên, xử lý công việc hành chính - văn phòng, quản lý học liệu và theo dõi tiến độ, kết hợp với việc trực tiếp đứng lớp và đào tạo khi có yêu cầu.

As an Academic Operations Specialist, this role manages the operation and execution of AI/STEM programs in partner schools. Key duties encompass teacher scheduling, back-office administration, material control, and progress tracking, combined with hands-on classroom teaching and training when required.

1. Vận hành & Điều phối giáo viên Operations & Teacher Coordination

Trọng tâm chính / Core focus

• Lập, cập nhật và quản lý lịch dạy của đội giáo viên theo tiết/buổi/lớp/cơ sở; đảm bảo đúng người – đúng lớp – đúng thời điểm.

Build, update and manage the teaching schedule by period/session/class/site; ensure the right teacher in the right class at the right time.

• Điều phối giáo viên thay thế và xử lý đổi lịch đột xuất theo quy trình dự phòng có sẵn.

Coordinate substitute teachers and handle last-minute schedule changes following the established backup protocol.

• Theo dõi tiến độ triển khai theo từng trường: số buổi đã dạy, số buổi còn lại, tỷ lệ hoàn thành, tình trạng học liệu và rủi ro phát sinh.

Track program delivery per school: sessions taught, sessions remaining, completion rate, material status and emerging risks.

• Gửi thông báo lịch dạy cho giáo viên và xác nhận lịch học với nhà trường trước mỗi tuần/buổi theo biểu mẫu chuẩn.

Send schedule notifications to teachers and confirm timetables with schools before each week/session using standard templates.

2. Hành chính & Văn phòng chuyên môn Academic Administration & Back-office

Trọng tâm chính / Core focus

• Quản lý hồ sơ lớp học, danh sách học sinh, tài khoản nền tảng, thiết bị và tài sản theo quy định; cập nhật đầy đủ vào file/hệ thống theo dõi chung.

Manage class records, student lists, platform accounts, devices and assets; keep the shared tracking files/system fully updated.

• Chuẩn bị, tổng hợp và lưu trữ các biểu mẫu vận hành: xác nhận lịch, báo cáo sau buổi học, biên bản sự cố, báo cáo tiến độ.

Prepare, consolidate and archive operational forms: schedule confirmations, post-session reports, incident logs, progress reports.

• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý cho Ban vận hành và Nhà trường; đảm bảo dữ liệu chính xác, đúng hạn và có bằng chứng.

Consolidate weekly/monthly/quarterly reports for the Operations team and schools; ensure data is accurate, on time and evidence-based.

• Đầu mối liên lạc hành chính giữa nội bộ – giáo viên – nhà trường qua các kênh chính thức (email, Zalo nhóm lớp, Slack).

Serve as the administrative point of contact between internal team – teachers – schools via official channels (email, class Zalo groups, Slack).

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính – văn phòng khác theo phân công của quản lý.

Perform other administrative/back-office duties as assigned by management.

3. Giảng dạy & Đào tạo Teaching & Training

Năng lực bắt buộc, tần suất linh hoạt / Required capability, flexible frequency

• Trực tiếp đứng lớp chương trình AI/STEM tại trường khi được phân công hoặc khi cần dạy thay.

Directly teach AI/STEM classes at schools when assigned or when substitution is needed.

• Tham gia đào tạo, onboarding và hướng dẫn thực hành cho giáo viên mới; tổ chức buổi chia sẻ chuyên môn.

Support training, onboarding and hands-on guidance for new teachers; run experience-sharing sessions.

• Phối hợp tổ chức và tham dự sự kiện, hội thảo AI/STEM do Manabie tổ chức cho học sinh, giáo viên hoặc đối tác.

Co-organize and attend AI/STEM events and workshops hosted by Manabie for students, teachers or partners.

4. Hỗ trợ phát triển học liệu & cải tiến Content & Process Improvement

Hỗ trợ / Supporting

• Hỗ trợ chuẩn hóa, kiểm tra và cập nhật giáo án, slide, học liệu trước khi bàn giao cho giáo viên.

Support standardizing, reviewing and updating lesson plans, slides and materials before handover to teachers.

• Đề xuất cải tiến quy trình vận hành, biểu mẫu và checklist dựa trên dữ liệu và sự cố thực tế.

Propose improvements to operational processes, forms and checklists based on data and real incidents.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC JOB REQUIREMENTS

Bằng cấp và kinh nghiệm Qualifications

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Sư phạm, Quản lý giáo dục, CNTT hoặc các ngành liên quan; ưu tiên có nền tảng hoặc chứng chỉ AI/STEM.

University/College graduate in Education, Educational Management, IT or related fields; AI/STEM background or certificate preferred.

• Ưu tiên mạnh ứng viên có kinh nghiệm vận hành/điều phối lịch, quản lý hành chính lớp học hoặc điều phối đội ngũ giáo viên.

Strong preference for candidates with experience in operations/scheduling coordination, class administration or teacher-team coordination.

• Có kinh nghiệm giảng dạy hoặc đào tạo AI/STEM/kỹ năng là một lợi thế.

Teaching or training experience in AI/STEM/skills is an advantage.

Kiến thức, kỹ năng, năng lực Knowledge, Skills, Abilities

• Kỹ năng tổ chức và điều phối xuất sắc: sắp xếp lịch nhiều lớp/nhiều giáo viên, quản lý nhiều đầu việc song song không sai sót.

Excellent organizational & coordination skills: managing multi-class/multi-teacher schedules and parallel tasks without errors.

• Thành thạo công cụ văn phòng và quản lý dữ liệu: Excel/Google Sheets (hàm, bảng theo dõi, dashboard cơ bản), Word/Docs, email, công cụ quản lý công việc.

Proficient in office & data tools: Excel/Google Sheets (formulas, trackers, basic dashboards), Word/Docs, email, task-management tools.

• Tư duy quy trình, cẩn thận, chú trọng chi tiết và làm việc dựa trên bằng chứng, không dựa vào trí nhớ cá nhân.

Process-oriented, careful, detail-focused, works evidence-based rather than relying on personal memory.

• Quản lý lớp tốt và nắm bắt tâm lý học sinh THCS/THPT (phục vụ khi đứng lớp/đào tạo).

Good classroom management and understanding of middle/high school psychology (for teaching/training duties).

• Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp với nhà trường, giáo viên và phụ huynh.

Professional communication with schools, teachers and parents.

Yêu cầu khác Other Requirements

• Chủ động, có trách nhiệm, bình tĩnh xử lý tình huống phát sinh và giữ đúng cam kết thời hạn.

Proactive, responsible, calm under pressure and reliable with deadlines.

• Linh hoạt di chuyển đến các cơ sở trường khi cần dạy hoặc hỗ trợ vận hành trực tiếp.

Flexible to travel to school sites for teaching or on-site operational support.

• Thân thiện, đáng tin cậy, tinh thần dịch vụ và sắp xếp công việc gọn gàng, hiệu quả.

Friendly, reliable, service-minded, and organized in work.